Guide administrateur

1. Créer et configurer l'établissement

La configuration initiale conditionne tout le reste : cycles, classes, matières et années scolaires.

1. Renseignez l'identité de l'établissement dans Paramètres › Établissement (nom, code, sous-système FR/EN/bilingue, devise, logo).
2. Déclarez les cycles proposés, puis les niveaux et les classes.
3. Utilisez l'assistant de structure pour créer d'un coup les niveaux, classes et matières usuelles.
4. Ouvrez l'année scolaire et les périodes (trimestres ou semestres).

La terminologie (élève, apprenant, étudiant…) est personnalisable par établissement et par langue dans les paramètres.

2. Comptes et permissions

1. Créez les fiches Élèves, Enseignants, Parents et Personnel, ou importez-les en masse depuis Import.
2. Depuis Administrateurs, déléguez des permissions précises (comptabilité, scolarité, secrétariat) et, si besoin, limitez un administrateur à un ou plusieurs cycles.
3. Les parents peuvent activer eux-mêmes leur compte avec le matricule de leur enfant et un code reçu par SMS.

Un utilisateur ne voit jamais une rubrique qui ne correspond pas à ses permissions : le menu et le serveur appliquent les mêmes règles.

3. Affectations et emplois du temps

1. Depuis la fiche d'un enseignant, ouvrez Affectations pour lier enseignant › classe › matière › salle › jour › heure.
2. Les conflits (enseignant, salle ou classe déjà occupés) sont détectés automatiquement.
3. Le générateur d'emplois du temps propose une répartition à partir des affectations et des disponibilités déclarées.
4. Les affectations alimentent directement les présences et la saisie des notes.

4. Finances et comptabilité

1. Définissez les catégories de frais et les échéanciers dans Finances.
2. Enregistrez les encaissements ; chaque paiement génère un reçu et une écriture comptable.
3. Les annulations et remboursements sont tracés et validés par l'administrateur principal.
4. L'espace Comptabilité couvre caisse, banque, fournisseurs, immobilisations, paie et états financiers.

La réinitialisation de la comptabilité est réservée à l'administrateur principal : elle fait l'objet d'une demande, d'un archivage et d'une validation par le Super Administrateur.

5. Tableau de bord et suivi

Les indicateurs n'affichent aucun chiffre tant que vous ne les ouvrez pas : cliquez sur une tuile pour voir le détail, filtrable par période, cycle et classe.

6. Abonnement

La formule dépend du nombre d'élèves enregistrés. L'espace Abonnement affiche la consommation en cours, l'échéance et l'historique des paiements.